कैसे एक्सेल में एक ड्रॉप डाउन लिस्ट (Drop Down List) बनायें

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) की स्प्रेडशीट में एक ड्रॉपडाउन लिस्ट बनाकर आप कुशलतापूर्वक डेटा एंट्री कर सकते हैं। इससे आप डेटा एंट्री को एक सुनिश्चित सेट ऑफ़ आइटम्स या ड्रॉप डाउन लिस्ट में उपलब्ध डेटा तक सीमित कर सकते हैं। नीचे दिए गये निर्देशों का पालन करके एक्सेल 2013 और उससे पहले के रूपांतरों (versions) में एक ड्रॉपडाउन लिस्ट बनायें।

विधि 1

विधि 1 का 2:

एक्सेल 2013

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आप जिस एक्सेल डॉक्यूमेंट में ड्रॉप डाउन लिस्ट बनाना चाहते हैं उसे खोलें।
उस एक्सेल डॉक्यूमेंट में एक खाली (blank) या नयी (new) शीट पर जाएँ।
आप जिन आइटम्स को ड्रॉप डाउन लिस्ट में दिखाना या डिस्प्ले करना चाहते हैं उनको टाइप करें: हर आइटम को अपने सेल में, और एक ही कॉलम में होना चाहिए। उदाहरण के लिए, अगर आप एक ड्रॉप डाउन मेनू बना रहे हैं जिसमें स्पोर्ट्स की लिस्ट है, सेल ए1 में "बेसबॉल, सेल ए2 में "बास्केट बॉल", सेल ए3 में "फुटबॉल", इत्यादि, टाइप करें।
आपने जिन सेल्स में ड्रॉप डाउन आइटम्स एंटर करें हैं उन सबको सेलेक्ट (select) करें।
नेम (Name) सेलेक्ट करें, फिर डिफाइन (Define) सेलेक्ट करें।
"नेम" के सामने अपने ड्रॉप डाउन आइटम्स के लिए एक नाम टाइप करें: फिर "ओके" (OK) पर क्लिक करें। आप जो नाम टाइप करेंगे वह सिर्फ रेफरेन्स (reference) के लिए होगा, वह आपकी एक्सेल स्प्रेडशीट में दिखाई नहीं देगा।
स्प्रेडशीट के जिस सेल में आप चाहते हैं कि ड्रॉप डाउन लिस्ट दिखाई दे, उसमें सीधे क्लिक करें।
"डेटा" (Data) बटन पर क्लिक करें, और "डेटा वैलिडेशन" (Data Validation) सेलेक्ट करें: ऐसा करने से स्क्रीन पर डेटा वैलिडेशन मेनू दिखाई देगा।
"सेटिंग्स" (Settings) टैब पर क्लिक करें, फिर "अलाओ" (Allow) ड्रॉप डाउन मेनू में "लिस्ट" (List) सेलेक्ट करें।
"सोर्स" (Source) बॉक्स, पर जाएँ और उसमें इक्वल साइन (=) टाइप करें और उसके आगे अपनी ड्रॉप डाउन लिस्ट का नाम लिखें: उदाहरण के लिए, अगर आपने अपने ड्रॉप डाउन आइटम्स को "स्पोर्ट्स" नाम दिया है, तो "=स्पोर्ट्स" (=Sports) टाइप करें।
"इन-सेल ड्रॉप डाउन" (In-cell dropdown) के सामने एक चेकमार्क (checkmark) लगायें।
अगर आप चाहते हैं कि यूज़र्स को आपकी ड्रॉप डाउन लिस्ट में से कोई आइटम न सेलेक्ट करने का विकल्प उपलब्ध हो तो, "इग्नोर ब्लैंक" (Ignore blank) के सामने एक चेकमार्क लगायें।
"शो एरर अलर्ट आफ्टर इनवैलिड डेटा इस एंटर्ड" (Show error alert after invalid data is entered) के सामने चेकमार्क लगायें: इससे जो डेटा आपके ड्रॉप डाउन लिस्ट में नहीं है, उसे यूज़र्स नहीं एंटर कर पायेंगे। अगर आप यूज़र्स को उनका अपना डेटा, ड्रॉप डाउन लिस्ट में एंटर करने देना चाहते हैं तो इसके सामने चेकमार्क न लगायें।
अब आपकी ड्रॉप डाउन लिस्ट आपकी स्प्रेडशीट में उपलब्ध हो जायेगी।

विधि 2

विधि 2 का 2:

एक्सेल 2010, 2007, और 2003

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आप जिस एक्सेल फाइल में ड्रॉप डाउन लिस्ट बनाना चाहते हैं, उसे खोलें।
उस एक्सेल फाइल में एक ब्लैंक या न्यू शीट पर क्लिक करें।
आप अपनी ड्रॉप डाउन लिस्ट में जिन आइटम्स की लिस्ट डिस्प्ले करना चाहते हैं उन्हें एंटर करें: हर आइटम को उसके अपने अलग सेल में, एक ही कॉलम में एंटर करें। उदाहरण के लिए, अगर आप एक ड्रॉप डाउन मेनू बना रहे हैं जिसमें फलों की लिस्ट है, तो सेल ए1 में "ऐप्पल", सेल ए2 में "बनाना", सेल ए3 में "ब्लूबेरी", इत्यादि, टाइप करें।
आपने जिस सेल रेंज (cell range) में ड्रॉप डाउन आइटम्स एंटर करे हैं उसको सेलेक्ट करें।
एक्सेल टूलबार (Excel toolbar) में "नेम" बॉक्स में क्लिक करें: वह फॉर्मूला बार (formula bar) के लेफ्ट में होता है।
"नेम" बॉक्स में ड्रॉप डाउन आइटम्स का वर्णन करने वाला, एक नाम टाइप करें, और "एंटर" (Enter) दबाएं: आपने जो नाम चुना है, वह सिर्फ आपकी रेफरेन्स के लिए होगा और आपकी एक्सेल स्प्रेडशीट में दिखाई नहीं देगा।
अपने एक्सेल डॉक्यूमेंट में, आप जिस सेल में अपनी ड्रॉप डाउन लिस्ट को दिखाना या डिस्प्ले करना चाहते हैं उस सेल पर जाएँ और क्लिक करें।
अपनी स्प्रेडशीट में "डेटा" टैब पर क्लिक करें, और "डेटा टूल्स" (Data Tools) ग्रुप में से "डेटा वैलिडेशन" सेलेक्ट करें: ऐसा करने से आपकी स्क्रीन पर डेटा वैलिडेशन डायलॉग बॉक्स (dialogue box) दिखाई देगा।
डेटा वैलिडेशन डायलाग बॉक्स में "सेटिंग्स" टैब पर क्लिक करें।
"अलाओ" ड्रॉप-डाउन बॉक्स में से "लिस्ट" सेलेक्ट करें।
"सोर्स" बॉक्स पर जाएँ, और एक इक्वल साइन (=) टाइप करके उसके आगे अपनी ड्रॉप डाउन लिस्ट का नाम टाइप करें: उदाहरण के लिए, अगर आपकी ड्रॉप डाउन लिस्ट का नाम "फ्रूट्स" है तो "=फ्रूट्स" (=Fruits) टाइप करें।
अगर आप चाहते हैं कि उस स्प्रेडशीट के यूज़र्स को ड्रॉप डाउन लिस्ट में से ज़ीरो आइटम्स (zero items) सेलेक्ट करने का विकल्प उपलब्ध हो तो "इग्नोर ब्लैंक" के सामने चेकमार्क लगायें।
"शो एरर अलर्ट आफ्टर इनवैलिड डेटा इस एंटर्ड" के सामने चेकमार्क लगायें: इससे यूज़र्स यूनिक डेटा जो ड्रॉप डाउन लिस्ट में नहीं है, उसे नहीं एंटर कर पायेंगे। अगर आप यूज़र्स को ड्रॉप डाउन लिस्ट में यूनिक डेटा एंटर करने देना चाहते हैं तो इसके सामने का बॉक्स खाली छोड़ दें।
अब आपकी स्प्रेडशीट में ड्रॉप डाउन लिस्ट दिखाई देगी।

सलाह

अपनी ड्रॉप डाउन लिस्ट बनाने के बाद उसे खोलकर देखें कि आपने जो आइटम्स एंटर करे हैं वह ठीक से डिस्प्ले हो रहे हैं या नहीं। सब आइटम्स को पूरी तरह डिस्प्ले करने के लिए हो सकता है कि आपको सेल्स को थोड़ा और चौड़ा बनाना पड़े।
अपनी ड्रॉप डाउन लिस्ट के लिए आइटम्स टाइप करते समय उन्हें उसी क्रम में टाइप करें जिस क्रम में आप चाहते हैं कि वे ड्रॉप डाउन मेनू में दिखाई दें। उदाहरण के लिए, अपनी एंट्रीज़ को अल्फाबेटिकल ऑर्डर वर्णक्रम में टाइप करें ताकि यूज़र्स को आइटम्स या वैल्यूज़ ढूंढने में आसानी रहे।

चेतावनी

अगर आपकी वर्कशीट प्रोटेक्टेड या शेयर्ड, या "शेयरपॉइंट" वेबसाइट से लिंक्ड है तो आप "डेटा वैलिडेशन" मेनू को ऐक्सेस (access) नहीं कर पायेंगे। यदि ऐसा हो तो प्रोटेक्शन हटायें, स्प्रेडशीट को अनशेयर करें, या शेयरपॉइंट वेबसाइट से अनलिंक करें। फिर दोबारा डेटा वैलिडेशन को ऐक्सेस करने की कोशिश करें।