ดาวน์โหลดบทความ
ดาวน์โหลดบทความ
X
วิกิฮาวเป็น "wiki" ซึ่งหมายความว่าบทความหลายๆ บทความของเรานั้นเป็นการร่วมมือกันเขียนของผู้เขียนหลายคน ในการเขียนบทความชิ้นนี้ ผู้คน 10 คน ซึ่งบางคนไม่ขอเปิดเผยตัว ได้ร่วมกันเขียนและปรับปรุงเนื้อหาของบทความอย่างต่อเนื่อง
บทความนี้ถูกเข้าชม 9,018 ครั้ง
ถ้ามีรายการแบบขยายลงมาได้ (drop-down list) ใน spreadsheet ของ Microsoft Excel ก็จะป้อนข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น แต่อาจมีข้อจำกัดเรื่องการป้อนข้อมูลบ้าง ว่าใช้ได้เฉพาะบางชุดข้อมูล บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการสร้าง drop-down list ใน Excel 2013 หรือเก่ากว่าให้คุณเอง
ขั้นตอน
-
เปิดไฟล์ Excel ที่จะสร้าง drop-down list.
-
ไปที่ sheet ว่างหรือ sheet ใหม่ของไฟล์ Excel นั้น.
-
พิมพ์รายการข้อมูลที่อยากแสดงใน drop-down list. แต่ละข้อมูลต้องอยู่ในเซลล์ของตัวเอง ซึ่งข้อมูลทั้งหมดต้องอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน เช่น ถ้าจะสร้างเมนูแบบ drop-down ที่มีรายชื่อชนิดกีฬา ก็ให้พิมพ์ "เบสบอล" ในเซลล์ A1, "บาสเกตบอล" ในเซลล์ A2, "ฟุตบอล" ในเซลล์ A3 แบบนี้ไปเรื่อยๆ
-
เลือกทุกเซลล์ที่มีข้อมูล drop-down ที่เพิ่งพิมพ์ไป.
-
คลิก Insert Menu. เลือก Name แล้วเลือก Define
-
ตั้งชื่อข้อมูล drop-down ในช่อง "Name" แล้วคลิก "OK". ชื่อนี้เอาไว้ใช้อ้างอิงเท่านั้น จะไม่ขึ้นใน spreadsheet ของ Excel
-
คลิกเซลล์ใน spreadsheet ที่จะสร้าง drop-down list.
-
คลิกปุ่ม "Data" แล้วเลือก "Data Validation". เมนู Data Validation จะโผล่มาในหน้าจอ
-
คลิก tab "Settings" แล้วเลือก "List" จากในเมนู "Allow".
-
ไปที่ช่อง "Source" แล้วพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) ตามด้วยชื่อ drop-down list. เช่น ถ้าตั้งชื่อ drop-down list ว่า "Sports" หรือกีฬา ก็พิมพ์ "=Sports" ไป
-
ติ๊กถูกข้าง "In-cell dropdown".
-
ติ๊กถูกข้าง "Ignore blank" เพื่ออนุญาตให้ผู้ใช้ไม่ต้องเลือกอะไรใน drop-down list ก็ได้.
-
คลิก tab ชื่อ "Error Alert".
-
ติ๊กถูกข้าง "Show error alert after invalid data is entered". เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลนอกเหนือจากใน drop-down list แต่ถ้าอยากให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลเข้า drop-down list เองได้ ก็ไม่ต้องติ๊กช่องนี้
-
คลิก "OK". เท่านี้ drop-down list ของคุณก็จะโผล่มาใน spreadsheetโฆษณา
-
เปิดไฟล์ Excel ที่จะสร้าง drop-down list.
-
คลิก sheet ว่างหรือ sheet ใหม่ของไฟล์ Excel นั้น.
-
พิมพ์รายการข้อมูลที่อยากแสดงใน drop-down list. แต่ละข้อมูลต้องอยู่ในเซลล์ของตัวเอง ซึ่งข้อมูลทั้งหมดต้องอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน เช่น ถ้าจะสร้างเมนูแบบ drop-down ที่มีรายชื่อผลไม้ต่างๆ ก็ให้พิมพ์ "แอปเปิ้ล" ในเซลล์ A1, "กล้วย" ในเซลล์ A2, "บลูเบอร์รี่" ในเซลล์ A3 แบบนี้ไปเรื่อยๆ
-
เลือกทุกเซลล์ที่มีข้อมูล drop-down ที่เพิ่งพิมพ์ไป.
-
คลิกช่อง "Name" ใน toolbar ของ Excel ทางซ้ายของแถบใส่สูตร.
-
พิมพ์ชื่อที่บอกรายละเอียดของข้อมูล drop-down ในช่อง "Name" แล้วกด "Enter". ชื่อนี้เอาไว้ใช้อ้างอิงเท่านั้น จะไม่ขึ้นใน spreadsheet ของ Excel
-
คลิกเซลล์ในไฟล์ Excel ที่อยากให้ drop-down list ขึ้น.
-
คลิก tab "Data" ใน spreadsheet แล้วเลือก "Data Validation" จากในกลุ่ม "Data Tools". dialog box ชื่อ Data Validation จะโผล่มาในหน้าจอ
-
คลิก tab "Settings" ในหน้าต่าง Data Validation.
-
เลือก "List" จากในช่อง "Allow" ที่ขยายลงมา.
-
ไปที่ช่อง "Source" แล้วพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) ตามด้วยชื่อ drop-down list. เช่น ถ้าตั้งชื่อ drop-down list ว่า "Fruits" หรือผลไม้ ก็ต้องพิมพ์ "=Fruits"
-
ติ๊กถูกข้างช่อง "In-cell dropdown".
-
ติ๊กถูกข้างช่อง "Ignore blank" เพื่ออนุญาตให้ผู้ใช้ไม่ต้องเลือกอะไรใน drop-down list ก็ได้ เวลาใช้ spreadsheet.
-
คลิก tab "Error Alert".
-
ติ๊กถูกข้างช่อง "Show error alert after invalid data is entered". เป็นตัวเลือกป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลนอกเหนือจากใน drop-down list แต่ถ้ายอมให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลเข้ามาใน drop-down list ได้ ก็ไม่ต้องติ๊กช่องนี้
-
เลือก "OK". เท่านี้ drop-down list ก็จะโผล่มาใน spreadsheet ของคุณโฆษณา
เคล็ดลับ
- พอสร้าง drop-down list เสร็จแล้ว ให้ตรวจทานว่ามีครบทุกข้อมูลที่ป้อนไป บางทีก็ต้องขยายเซลล์ก่อน ถึงจะเห็นครบทุกข้อมูล
- เวลาพิมพ์ข้อมูลที่จะใส่ใน drop-down list ให้พิมพ์เรียงลำดับตามที่อยากให้เป็น เช่น พิมพ์โดยเรียงลำดับข้อมูลตามตัวอักษร ผู้ใช้จะได้หาข้อมูลหรือค่าที่ต้องการได้ง่าย
โฆษณา
คำเตือน
- คุณเข้าเมนู "Data Validation" ไม่ได้ ถ้า worksheet มีการป้องกันการแก้ไข เป็นแบบแชร์ หรือพ่วงอยู่กับเว็บ "SharePoint" ถ้า spreadsheet ของคุณเป็นแบบที่ว่า ก็ต้องทำให้แก้ไขได้ เลิกแชร์ หรือเลิกพ่วงกับเว็บ SharePoint ก่อน แล้วค่อยลองเข้า Data Validation อีกรอบ
โฆษณา
บทความนี้เป็นประโยชน์กับคุณไหม
โฆษณา
