วิธีการ แก้เอกสาร Microsoft Word ด้วยสีแดง (Redline)

"Redlining" เป็นการทำสัญลักษณ์แก้ไขเอกสารด้วยตัวแดง (เหมือนแก้งานด้วยปากกาหมึกแดง) เช่น ตัดหรือเพิ่มข้อความไหนในเอกสาร Microsoft Word เวอร์ชั่นใหม่ คุณทำตัวแดงในเอกสาร Microsoft Word ได้ 2 แบบ คือใช้ฟีเจอร์ "Track Changes" (ติดตามการแก้ไขเอกสาร) ที่มีใน Microsoft Word หรือทำตัวแดงเอง โดยเปลี่ยนสีฟอนต์ให้กลายเป็นสีแดงแล้วมีเส้นขีดฆ่าตรงกลาง "Track Changes" จะเหมาะกับการแก้และคอมเม้นท์เอกสารจำนวนมาก ถ้ามานั่งทำตัวแดงและขีดฆ่าเองจะเสียเวลา เก็บไว้ใช้กับเอกสารหน้าน้อยๆ ดีกว่า หรือกรณีที่ต้องส่งไฟล์ Word ข้ามเวอร์ชั่นกัน

วิธีการ 1

วิธีการ 1 ของ 2:

ใช้ Track Changes

ดาวน์โหลดบทความ

tab นี้จะมีเครื่องมือ (tools) ช่วยเช็คตัวสะกดและแก้ไขเอกสาร รวมถึงฟีเจอร์ "Track Changes" ที่เราต้องการด้วย
3
คลิกปุ่ม "Track Changes" เพื่อเปิดใช้ Track Changes. ฟีเจอร์นี้จะขีดเส้นใต้คำใหม่ที่พิมพ์ และขีดฆ่าคำเก่าที่ลบหรือแก้ไข โดยตัวอักษรที่ถูกลบ/เพิ่มจะกลายเป็นสีแดง^{[1] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- หรือเปิด "Track Changes" ตอนอยู่ใน tab ไหนก็ได้ แค่กด Control + ⇧ Shift + E
เมนูนี้ให้คุณเลือกว่าจะติดตามความเปลี่ยนแปลงที่เกิดกับเอกสารละเอียดแค่ไหน
5
เลือก "All Markup". ตัวเลือกนี้จะแสดงข้อความที่แก้ไขหรือเพิ่มเข้ามาเป็นตัวแดง รวมถึงมีคอมเม้นท์ในแถบแก้ไขทางขวา ว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลงไปบ้าง (เช่น "inserted" (ถูกเพิ่มเข้ามา) หรือ "deleted" (ถูกลบออกไป))
- ตัวเลือกอื่นๆ ก็เช่น "Simple Markup" จะมีเส้นแดงข้างข้อความที่แก้ไข แต่ไม่เจาะจงว่าอะไรเปลี่ยนไป ส่วน "No Markup" คือไม่แสดงการเปลี่ยนแปลงเลย และ "Original" ใช้ขีดฆ่าข้อความที่ถูกลบ แต่ไม่แสดงข้อความใหม่
- ถ้าใช้ "Simple Markup" ก็คลิกเส้นแดงข้างข้อความที่แก้ไขได้ เพื่อแสดงว่าอะไรเปลี่ยนไป (เหมือน "All Markup")^{[2] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง}
6
คลิกเมนู "Show Markup" ที่ขยายลงมา. แล้วเลือกว่าจะแสดงส่วนไหนของ "Track Changes" ถ้าคลิก (ติ๊ก) แต่ละตัวเลือก ก็เท่ากับเปิดใช้งาน แต่ถ้าเอาติ๊กออก ก็คือปิด^{[3] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- ติ๊ก "Comments" เพื่อแสดงคอมเม้นท์ของคนแก้เอกสารที่ขอบกระดาษ
- ติ๊ก "Ink" เพื่อแสดงรูปวาดของคนแก้เอกสาร
- ติ๊ก "Insertions and Deletions" เพื่อแสดงข้อความที่ถูกเพิ่มและลบ
- ติ๊ก "Formatting" เพื่อแสดงฟอร์แมตที่เปลี่ยนไป (เช่น เว้นบรรทัดแบบ double-space หรือเปลี่ยนขอบกระดาษ)
เน้นบางข้อความ แล้วคลิก "New Comment" ในส่วน "Comments" ของ toolbar. ฟีเจอร์นี้ให้คุณทิ้ง feedback หรือคอมเม้นท์ไว้เพื่อเน้นข้อความได้ โดย feedback ของคุณจะโผล่มาในแถบ edits ทางขวา
ตอนนี้พอลบหรือพิมพ์อะไรเพิ่ม Microsoft Word ก็จะใส่เส้นแดงคั่นบรรทัดข้อความที่แก้ไขไป
เท่านี้คุณก็แก้ไขแบบทำตัวแดงเรียบร้อย! คลิก "Accept" แล้วตัวแดงกับตัวบอกฟอร์แมตทั้งหลายจะหายไป^{[4] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง}

โฆษณา

วิธีการ 2

วิธีการ 2 ของ 2:

ทำตัวแดงเอง

ดาวน์โหลดบทความ

จะทำตัวแดงในเอกสารเองก็ได้ โดยเฉพาะถ้าจะแก้ไขเอกสาร Word เวอร์ชั่นเก่า หรืออยากกำหนดเฉพาะเจาะจงกว่า ว่าจะเน้นอะไรตรงไหน ข้อดีที่เห็นได้ชัดคือคุณแก้ไขแบบทำตัวแดงเองได้ใน Word ทุกเวอร์ชั่น
tab นี้จะมี tools หรือเครื่องมือต่างๆ เช่น ทำตัวหนา (text bolding), ทำตัวเอียง (italicizing) และขีดเส้นใต้ (underlining) ปกติ tab Home จะอยู่ใน toolbar สีน้ำเงิน ด้านบนของหน้าจอ
ข้างปุ่ม "Underline" พอดี ให้เลือก strikethrough เพื่อขีดฆ่าข้อความที่ไม่ต้องการ
4
หาปุ่ม "Font Color" ใน toolbar. สัญลักษณ์จะเป็นตัว "A" ใหญ่ มีแถบสี (ปกติจะเป็นสีดำ) ข้างล่าง ให้คุณใช้ tool นี้พิมพ์ข้อความใหม่โดยใช้สีที่ต่างออกไป
- คุณเปลี่ยนตัวเลือก "Font Color" ได้ โดยคลิกแถบล่าง "A" แล้วเลือกสีใหม่ในเมนูที่ขยายลงมา
คลิกแล้วลากเคอร์เซอร์ไปที่ข้อความส่วนที่ไม่ต้องการ เพื่อเน้น. พอเน้นข้อความแล้ว ก็จะมีผลตาม tool ที่ใช้ เช่น คลิกปุ่ม "Font Color" แล้วข้อความที่เลือกไว้จะเปลี่ยนเป็นสีตามแถบของปุ่ม
คลิกปุ่ม "Strikethrough" เพื่อขีดฆ่าข้อความที่เลือกไว้. เป็นเหมือนการลบ/ยกเลิกข้อความที่เลือกไว้
อย่าลืมเว้นวรรคท้ายข้อความที่ขีดฆ่า ก่อนคำใหม่. ไม่งั้นข้อความต่อมาที่พิมพ์ จะถูกขีดฆ่าต่อไปอัตโนมัติ
คลิกเคอร์เซอร์หลังเว้นวรรค ต่อท้ายข้อความที่ขีดฆ่า. ถ้าจะพิมพ์ข้อความที่มีขีดฆ่าต่อ ก็ต้องใช้สีอื่นที่ไม่ใช่สีข้อความหลัก
ถ้าข้อความใหม่เป็นสีเดียวกับข้อความหลักของเอกสาร ให้เปลี่ยนเป็นอะไรที่เห็นชัดๆ (เช่น สีแดงหรือส้ม) เรียกว่าเป็นสีสำหรับ "ตรวจแก้"
เพิ่มข้อความใหม่ที่จะใช้แทน ต่อท้ายข้อความที่ขีดฆ่า. เส้นที่ขีดฆ่าข้อความเก่า บวกกับข้อความใหม่สีแดง แน่นอนว่าชัดพอจะรู้ว่าข้อความไหน "ถูกลบ" และข้อความไหนเพิ่มมาแทน
11
จะพิมพ์อะไรเพิ่มเติมต้องใช้สีสำหรับตรวจแก้. จะได้เห็นชัดเจนว่าข้อความไหนเพิ่มเข้ามาใหม่ในเอกสาร
- เช่น ให้ใช้สีตรวจแก้ ถ้าจะพิมพ์ semicolon คั่นประโยคยาวๆ
ทำขั้นตอน 5 - 11 ซ้ำ จนแก้ไขเอกสารเสร็จเรียบร้อย.
13
กด Control + S เพื่อเซฟเอกสาร. เท่านี้คุณก็แก้ไขเอกสารแบบทำตัวแดงเองเรียบร้อย!
- หรือคลิก "File" ที่มุมซ้ายบนของหน้าจอ แล้วเลือก "Save" ก็ได้
โฆษณา

เคล็ดลับ

ทำตัวแดงเองเหมาะกับเอกสารจำนวนหน้าน้อยๆ หรือแก้ไขไม่มาก เช่น คอมเม้นท์ของเพื่อนร่วมห้องเรียน
ถ้าใช้คอมสาธารณะ ให้ล็อคฟีเจอร์ "Track Changes" ด้วยรหัสผ่าน คนอื่นที่ใช้ Word จะได้แก้ไขเอกสารในชื่อคุณไม่ได้

โฆษณา