Excelでドロップダウンリストを作成する方法

この記事ではパソコンでMicrosoft Excelを使い、ドロップダウンリストを作成する方法を紹介します。この機能を使うと、項目を選べるリストを作成することができます。また、どの空白セルにもプルダウンメニューを追加することが可能になります。ドロップダウンはデスクトップバージョンのExcelにしかない機能です。

パート 1

パート 1 の 2:

リストを作成する

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パソコンに保存してあるExcelファイルを探してダブルクリックするか、Microsoft Excelを開いて新しいファイルを作成しましょう。
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列にドロップダウン用の選択肢のリストを入力します。必ず、各ドロップダウン項目を同じ列にある連続した別のセルに入力するようにしましょう。
- たとえば、「ニューヨーク」、「ボストン」、「ロサンゼルス」を含んだドロップダウンリストを作成する場合は、セルA1に「ニューヨーク」、セルA2に「ボストン」、そしてセルA3に「ロサンゼルス」と入力します。
ドロップダウンリストは、ワークシート上のどの空白セルにも挿入することができます。
このボタンはワークシートの上部にあるツールバーで見つけることができます。クリックすると、データツールが開きます。
これは、二つのセルアイコンの横に緑のチェックマークと赤のストップサインがあるような見た目のボタンです。クリックすると、新しいポップアップが開きます。
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「データの入力規則」ポップアップが立ち上がったら、入力値の種類ドロップダウンをクリックします。このメニューは、ポップアップの「設定」タブにあります。
- データの入力規則ポップアップが立ち上がると自動的に設定タブが開きます。
こうすると、選択した空白セルにリストを作ることができます。
ドロップダウンリストから選択する にチェックを入れます。このオプションにチェックを入れると、ワークシート上で選択したセルにドロップダウンリストを作ることができます。
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空白を無視するにチェックを入れます（任意）。 ここにチェックを入れると、ドロップダウンを空白のままにしてもエラーメッセージが出ません。
- 必須項目のドロップダウンを作成しているならば、このボックスにはチェックを入れないよう気をつけましょう。それ以外であれば、チェックを入れたままで問題ありません。
ドロップダウンに追加したい選択肢のリストをここで選択することができます。
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ワークシート上の選択肢のリストを選択します。追加したい選択肢のリストをマウスを使ってワークシート上で選択しましょう。
- たとえば、「ニューヨーク」、「ボストン」、「ロサンゼルス」がA1、A2、 A3のセルに入力されているとしたら、必ずA1からA3までのセル範囲を選択するようにします。
- あるいは、「元の値」ボックスにドロップダウンの選択肢を手動で入力してもよいでしょう。この場合には、各選択肢を必ずコンマで区切るようにします。
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パート 2

パート 2 の 2:

リストのプロパティをカスタマイズする

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これはポップアップの上部にあります。このタブで、ドロップダウンリストの横にポップアップメッセージを表示するよう設定することができます。
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セルの選択時にメッセージを表示するにチェックを入れます。このボックスにチェックを入れると、ドロップダウンを選択した際に、小さなポップアップメッセージが表示されるようになります。
- ポップアップメッセージを表示させたくない場合は、ボックスを空白のままにしておきましょう。
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「タイトル」と「メッセージ」を入力します。ドロップダウンリストについて説明したり、情報を提供するためのスペースとして活用できます。
- 入力したタイトルとメッセージは、セルを選択すると小さな黄色いポップアップでドロップダウンリストの横に表示されます。
このタブでは、ドロップダウンセルに無効なデータが入力された際、エラーメッセージを表示させるよう設定することができます。
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無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示するにチェックを入れます。ここにチェックを入れると、ユーザーがドロップダウンセルに無効なデータを入力したらエラーメッセージが表示されるようになります。
- エラーメッセージを表示させたくない場合は、ボックスを空白のままにしておきましょう。
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ドロップダウンでエラーメッセージのスタイルを選択しましょう。停止、注意、情報の中から選ぶことができます。
- 停止は、設定したエラーメッセージがポップアップで表示され、ドロップダウンリストにないデータの入力を制限します。
- 注意や情報は無効なデータを入力できないよう止めたりはしませんが、黄色い「!」あるいは青い「i」アイコンとともにエラーメッセージが表示されます。
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「タイトル」と「エラーメッセージ」をカスタマイズしましょう（任意）。ドロップダウンセルに無効なデータが入力されたら、カスタマイズしたエラーメッセージとタイトルがポップアップで表示されます。
- このフィールドは空白のままでも問題ありません。その場合、Microsoft Excelの一般的なエラーテンプレートに沿ったエラータイトルとメッセージが表示されます。
- デフォルトエラーテンプレートのタイトルは「Microsoft Excel」で、メッセージは「この値は、このセルに定義されているデータ入力規則の制限を満たしていません」です。^{[1] X 出典文献}
こうすると、ドロップダウンリストを作成し、選択したセルに挿入することができます。

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ポイント

ドロップダウンリストを作成し終わったら、ドロップダウンリストに選択肢が全てきちんと表示されているか確認しましょう。場合によっては、全ての選択肢を完全に表示させるためにセルの横幅を広げる必要があるかもしれません。
ドロップダウンリスト用に選択肢を入力する時は、ドロップダウンメニューに表示させたい順に入力をしましょう。たとえば、選択肢をアイウエオ順に入力すると、ユーザーがある特定のアイテムや選択肢を探しやすくなります。