Digitale Verwaltung
Das E-Government der Stadt Kempten (Allgäu) setzt sich aus den Teilbereichen Digitale Verwaltung und Digitales Rathaus zusammen. Der Teilbereich Digitales Rathaus befasst sich um Angelegenheiten wie digitale Formulare und erarbeitet so die digitalen Vorteile, welche Sie als Bürger*in nutzen können.
Um die Vorteile der digitalen Antragstellung vollumfänglich nutzen zu können, benötigt es auch auf Seiten der Verwaltung Anpassungen. Der digitale Fortschritt würde im Sand verlaufen, wenn die Sachbearbeiter*innen alle digital eingehenden Formular ausdrucken und im Papierordner ablegen würde. Um die Umsetzung des medienbruchfreien Arbeitens (was digital bei der Stadt eingeht, soll auch digital abgelegt werden, wir bleiben in einem Medium) kümmert sich der Teilbereich Digitale Verwaltung. So werden Schnittstellen zwischen dem Programm erstellt, über das die vom Bürger ausgefüllten Formulare eingehen und dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) in dem die digitale Akte geführt wird.
Die digitale Akte
Bis ein Fachbereich jedoch die digitale Akte nutzen kann müssen einige Hürden genommen werden. So werden die bisherigen Ablagestrukturen von Papier in digitale Ablagestrukturen umgezogen und angepasst. Dabei müssen den Ablagen Aufbewahrungsfristen mitgegeben, Berechtigungen für die Sachbearbeiter*in erteilt (Stichpunkt Datenschutz) und Strukturen geschaffen werden, die zukunftsfähig sind. Schnittstellen mit Fachprogrammen werden arbeitet und Papierakten müssen eingescannt werden um eine vollständige digitale Akte nutzen zu können.
Aktendigitalisierung - Millionen Seiten über die Scanner
Die Digitalisierung der Papierakten wird bei der Stadt Kempten (Allgäu) von den Bestandsaktendigitalisierungen übernommen. Diese bereiten die Papierakten auf, dass auch die verscannten Originale in vielen Jahren noch digital lesbar sind und die Sachbearbeiter*innen in den Fachbereichen mit den Digitalisaten vollumfänglich arbeiten können.
Neben den bereits bestehenden Papierakten wird auch der tägliche Posteingang digitalisiert und mit den Hintergrundinformationen, wann ist der Papierbrief eingegangen, wann wurde dieser verscannt und von wem, an den zuständigen Fachbereich digital weitergeleitet. Die Sachbearbeiter*innen erhalten so den größten Teil der Post bereits im Dokumentenmanagementsystem (DMS) und können diese direkt dem richtigen Vorgang zuordnen.
Eine digitale Akte ist nicht nur eine eingescannte Papierakte, welche jetzt als pdf-Datei zur Verfügung steht, eine digitale Akte kann viel mehr. So wird im Hintergrund der Akte dokumentiert, wer hat ein Dokument hinzugefügt, bearbeitet, gelöscht oder auch, wer kann die Akte einsehen. All diese Informationen sind bei Widerspruchs- oder Klageverfahren von elementarer Bedeutung. Gerade bei digitalen Akten, wie auch bisher bei Papierakten, muss sichergestellt sein, dass diese nicht verändert werden und wenn das doch einmal der Fall ist, dann muss für die Widerspruchsbehörde, den Anwalt und das Gericht klar sein, wer und warum wurde diese Akte verändert.
ERV - Elektronsicher Rechtsverkehr
Seit 01.01.2022 dürfen Behörde mit Gerichte nur noch digital kommunizieren, sodass die digitale Akte auch in dieser Hinsicht immer mehr an Bedeutung gewinnt. Akten werden über ein von den Gerichten vorgeschriebenes Verfahren, mit allen Hintergrundinformationen die das Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Laufe des Aktenlebens sammelt an das Gericht digital und verschlüsselt übersandt und von der zuständigen Stelle entschlüsselt und zur Bearbeitung herangezogen. Die Übersendung zwischen Behörde und Gericht läuft über die sogenannten elektronischen Postfächer. Die aufwendige Übersendung von Originalen Papierakten kann so zukünftig entfallen.
Mobiler Arbeitgeber der Zukunft
Mit der digitalen Akte wird die Verwaltung auch flexibler, so müssen die Mitarbeiter*innen nicht mehr täglich im Büro arbeiten, sondern haben außerdem die Möglichkeit mobil zu arbeiten. Die Akten sind dank der geschaffenen technischen Voraussetzungen auch im Home-Office immer mit dabei. Gerade dieser Vorteil ist in Zeiten von steigenden Spritpreisen, Corona Infektionen und natürlich auch bei sich änderten Familiensituationen ein wichtiger Vorteil.
Doch die elektronische Akte bietet mehr:
Durch die Digitalisierung der internen Arbeitsabläufe wird nicht nur Zeit eingespart (viele Arbeitsschritte können jetzt parallel laufen statt nacheinander), sondern vor allem auch Ressourcen. Jedes nicht gedruckte Blatt ist ein wichtiger Schritt in Sachen Umweltschutz.