Här beskrivs hur Kungliga biblioteket samlar in och behandlar personuppgifter enligt dataskyddsförordningen (2018), GDPR.
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk levande person. Till exempel kan bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (till exempel IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer.
Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej.
Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.
Telefon: 010-709 30 00
E-post: kungl.biblioteket@kb.se
Personuppgiftsansvarig är ansvarig för myndighetens behandling av personuppgifter.
Kungliga biblioteket, organisationsnummer: 202100-1710
Dataskyddsombud
Mats Niklasson
www.kb.se
För att kunna kontakta KB för information, ansökningar, prenumeration på nyhetsbrev och beställningar.
Webbformulär för att:
Regina.kb.se
Netloan
För att kunna låna verk på KB, logga in på datorer i publika miljön, boka grupprum, nå externa databaser som KB tillhandahåller och få tillgång till digitaliserade verk.
För att Fullgöra låneavtal. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att kunna erbjuda låntagare och besökare på KB tillgång till KB:s samlingar och tjänster och fullgöra KBs åtaganden enligt låneavtalet.
Utbildningsportalen
För att tillhandahålla webbaserade utbildningar.
Webbformulär för att registrera ett konto för att få tillgång till individuellt anpassad utbildning.
Samtycke. Behandlingen är nödvändig för att kunna erbjuda en individuellt anpassad utbildningsportal, bland annat genom att portalen kommer att hålla reda på vilka utbildningar man har startat, hur långt man har kommit i respektive utbildning och liknande. Uppgifterna används också för att ta fram statistik över hur utbildningarna används.
Personuppgifter raderas när kontot avslutas av användare.
SMDB lånemodulen
SMDB webbapplikation för sökning och uppspelning av audiovisuellt material smdb.kb.se
För att spela upp audiovisuellt material. För att fjärrlåna audiovisuellt material. För att hantera forskaransökningar.
För att Fullgöra låneavtal. Behandlingen är nödvändig för att kunna erbjuda forskare på KB tillgång till KB:s audiovisuella material och fullgöra våra åtaganden enligt låneavtalet.
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
Libris fjärrlån
Libris låntagarbeställningar
För att kunna ta emot fjärrlånebeställningar mellan bibliotek.
Integra larm- och passagesystem
Att kontrollera och administrera passagekort och kortläsare för KB:s lokaler (ej publika utrymmen).
Registrering och loggning av in-passage ur olika lokaler.
Personnamn kopplat till passagekort.
För att fullgöra Uppgift av allmänt intresse. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att upprätthålla tillräcklig säkerhet i myndighetens lokaler.
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
Appen Bläddra
Att tillhandahålla litteratur på nationella minoritetsspråk.
Registrera nedanstående personuppgifter från appens användare för att kunna tillhandahålla materialet på ett ändamålsenligt sätt.
KB registrerar inte vem som läser vad och statistiken används bara som underlag för utvärdering av hur mycket Bläddra används.
Samtycke. Behandlingen är nödvändig eftersom appen innehåller upphovsrättsligt skyddat material. För att du ska kunna läsa det har KB ingått licensavtal med rättighetshavarna. KB betalar för användningen och måste enligt avtalet även lämna statistik om hur mycket böckerna läses i appen. KB samlar därför in statistik om hur mycket verken används.
Samtycket är giltigt tills vidare. Du har rätt att när som helst ta tillbaka ditt samtycke. Detta gör du genom att kontakta kungl.biblioteket@kb.se. Observera att ett återkallande av ditt samtycke inte påverkar lagligheten av behandlingen innan samtycket återkallades.
Personuppgifter lagras tills statistik har tagits fram eller tills samtycket tas tillbaka.
EastCoast besöksregistrering.
Att tillhandahålla ett administrativt stöd för hantering av besökare i KB:s lokaler (ej publika utrymmen).
Registrering av namn på besökare och besöksmottagare. Registrering av tidpunkt på besöket.
Namn och företag/arbetsgivare.
För att fullfölja Uppgift av allmänt intresse. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att upprätthålla tillräcklig säkerhet i myndighetens lokaler.
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
Publicera, publicera.kb.se.
Ändamålet med behandlingarna är att göra det möjligt för författare, redaktörer och granskare att arbeta med manushantering, redigering och publicering av artiklar på internet.
Registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring.
Personuppgifterna lagras på servrar i Sverige. Det metadata om författare som är offentliggjort får överföras till tredje land.
Obligatoriska fält:
Krypterat fält:
Möjlighet att fylla i följande fält erbjuds:
Med den registrerades samtycke.
Personuppgifter lagras utan tidsbegränsning.
Diariesystemet W3D3
Ändamål
För att registrera skriftligt kommunikation, såväl elektroniskt som fysiskt, mellan KB och privata personer, myndigheter och företag.
Behandlingar som utförs
Kategorier av personuppgifter
Rättslig grund
För att fullfölja en Rättslig förpliktelse. Denna insamling är för arkivändamål och ingår i KB:s uppdrag som myndighet.
Lagringsperiod
Kommunikation till och från KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
E-postsystemet
Ändamål
Föra att hantera elektroniskt kommunikation mellan KB och privata personer, myndigheter och företag.
Behandlingar som utförs
Lagring av e-post.
Kategorier av personuppgifter
Rättslig grund
För att fullfölja en Uppgift av allmänt intresse och rättslig förpliktelse. Denna insamling är för arkivändamål och ingår i KB:s uppdrag som myndighet.
Lagringsperiod
Kommunikation till och från KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
Uppladdningstjänsten uppladdning.kb.se
E-pliktsportalen e-plikt.kb.se
Leverantörsregistret
Ändamål
För att KB ska kunna kontrollera att lag (1993:1392) om pliktleverans av dokument och lag (2012:492) om leveransplikt av elektroniskt material efterlevs. Samt för att fullfölja KB:s uppgifter enligt förordning (2008:1420) om pliktleverans av dokument och förordning (2012:866) om leveransplikt av elektroniskt material.
Behandlingar som utförs
Kategorier av personuppgifter
Rättslig grund
Behandlingen är nödvändig som ett led i KB:s myndighetsutövning. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att följa upp och kontrollera efterlevnaden av lagstiftningen.
Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
Libris biblioteksdatabasen
Ändamål
För att registrera biblioteksinformation om bibliotek som ingår i Librissamarbetet.
Behandlingar som utförs
Registrering av kontaktpersoner per bibliotek:
Kategorier av personuppgifter
Rättslig grund
För att fullgöra Uppgifter av allmänt intresse. KB tillhandahåller tjänster och har en samordnande funktion inom det allmänna biblioteksväsendet. Behandlingen är nödvändig för att ansvariga personer på biblioteken ska kunna kontaktas vid behov.
Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
TendSign upphandlingsverktyg
Ändamål
För att administrera upphandlingar och avrop.
Behandlingar som utförs
Kategorier av personuppgifter
Leverantörer:
Rättslig grund
Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
Consortia Manager
Ändamål
För administration av licenshandläggarna och medlemmarna i Bibsamkonsortiet.
Behandlingar som utförs
Registrering av kontaktuppgifter till Bibsamansvarig person hos förlag och databasleverantörer.
Kategorier av personuppgifter
Rättslig grund
För att fullgöra Samarbetsavtal: Behandlingen är nödvändigt för att administrera avtal med databasleverantörer för Bibsamkonsortiets medlemmar.
Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
Libris katalogisering XL:
Ändamål
För att katalogisera bibliografiska poster och bestånd i nationella samkatalogen Libris.
Behandlingar som utförs
Kategorier av personuppgifter
Rättslig grund
För att fullfölja en Uppgift av allmänt intresse. Kungliga biblioteket har som uppgift att administrera och drifta Librissystemen. Denna behandling av personuppgifter är nödvändig för att kunna administrera nationella bibliografiska samkatalogen.
Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
KB:s sida på Facebook
KB:s sida på Linkedin
KB:s Instagram-kanaler
KB:s Twitter-kanaler
KB:s Mynewsdesk-sida
Ändamål
Kommunicera externt KB:s tjänster, projekt, samlingar.
Behandlingar som utförs
Publicering av artiklar, filmer, nyhetsinslag relevanta för KB:s arbete. Registrering, lagring av allmänhetens kommentarer på sociala medier.
Kategorier av personuppgifter
Rättslig grund
Lagringsperiod
KB:s kommunikation betraktas som allmänna handlingar och gallras inte. För vissa delar av inlägg i sociala medier finns gallringsbeslut (1.1.2-2016-473).
Även inlägg/kommentarer är allmänna handlingar som ska bevaras för framtiden och gallras därför inte, men de anonymiseras.
isbn.kb.se
issn.kb.se
Ändamål
System för att ansöka, registrera och hämta ut ISBN-, ISMN- och ISSN-nummer.
Behandlingar som utförs
Kategorier av personuppgifter
Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Det ingår i myndighetens uppdrag att tilldela och föra register över ISBN-, ISMN-, och ISSN nummer. Denna behandling är nödvändig för att KB ska tillhandahålla ISBN-, ISMN- och ISSN-nummer för Svenska utgivare.
Lagringsperiod
Personuppgifter tas bort när anslutna organisationen ändrar kontaktuppgifterna. För övrigt är register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
urn.kb.se
Ändamål
System för att registrera och dela ut unika internet-identifikatorer (URN)
Behandlingar som utförs
Registrering av organisation som vill ha URN
Kategorier av personuppgifter
Kontaktuppgifter till ansluten organisation:
Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Det ingår i myndighetens uppdrag att tilldela och föra register över unika internet-identifikatorer. Denna behandling är nödvändig för att KB ska tillhandahålla URN-identifikatorer för Svenska organisationer.
Lagringsperiod
Personuppgifter tas bort när anslutna organisationen ändrar kontaktuppgifterna. För övrigt är register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
Box dokumentdelning
webbaserade möten Adobe Connect
Projektverktyget Projectplace
Zoom e-mötestjänst
Ändamål
För att kunna samarbeta inom projektplanering, dokumentdelning och e-möten.
Behandlingar som utförs
Kategorier av personuppgifter
Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Behandlingen är nödvändig för att KB ska kunna samarbeta med personer utanför KB och därmed kunna fullgöra sina uppgifter på ett effektivt sätt.
Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
E-postlistor L-soft
Ändamål
För att administrera extern kommunikation via e-post-listor.
Behandlingar som utförs
Kategorier av personuppgifter
Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att ansvariga personer på biblioteken kan kommunicera med varandra på ett adekvat sätt och därmed kunna fullgöra sina uppgifter på ett effektivt sätt.
Lagringsperiod
Kommunikation till KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
Libris CXZ epost
Ändamål
För att kommunicera kring ändringar i Librisposter.
Behandlingar som utförs
Webbformulär där katalogisatörer hämtar posten och kommunicerar ändringar.
Kategorier av personuppgifter
E-postadress
Rättslig grund
För att fullgöra Uppgift av allmänt intresse. Denna behandling av personuppgifter är nödvändig för att ansvariga personer på biblioteken kan kommunicera med varandra på ett adekvat sätt och därmed kunna fullgöra sina uppgifter på ett effektivt sätt.
Lagringsperiod
Kommunikation till KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
Systemet för officiell biblioteksstatistik bibstat.kb.se
Ändamål
För att samla officiell årlig biblioteksstatistik över Svenska biblioteksväsendet.
Behandlingar som utförs
Kategorier av personuppgifter
Rättslig grund
Myndighetsutövning. Behandlingen är nödvändig för att KB ska kunna fullfölja sitt uppdrag som statistikansvarig myndighet enligt Lag (2001:99) om den officiella statistiken. Förordning (2001:100) om den officiella statistiken.
Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
Enkätundersökningar Artologic
Ändamål
För att göra enkätundersökningar.
Behandlingar som utförs
Personuppgifters vid svar på enkätundersökningar.
Kategorier av personuppgifter
Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Behandling är nödvändig för att KB fullfölja sitt uppdrag att ha en nationell överblick över och främja samverkan inom det allmänna biblioteksväsendet.
Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
Diariesystemet W3D3
Handskriftsdatabasen arken.kb.se
Filmdatabasen granges
Accessionliggaren Samla
Ändamål
För att kunna motta donationer av olika materialtyper:
Behandlingar som utförs
Registrering av donator av respektive material i handskriftsdatabasen Arken och diariesystemet W3D3.
Kategorier av personuppgifter
Rättslig grund
Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut. Donatorns uppgifter raderas om donatorn tar tillbaka sitt samtycke för behandlingen.
ReachMee rekryteringsverktyg
Ändamål
För att kunna hantera sökanden till utannonserade anställningar och praktikplatser.
Behandlingar som utförs
Registrering av sökande till arbeten som KB utannonserar.
Kategorier av personuppgifter
Rättslig grund
Samtycke. Sökanden samtycker till behandlingen.
Lagringsperiod
Personuppgifter sparas som längst tre år efter senaste ansökan.
Refapp referenstagningsverktyg
Ändamål
För att kunna hantera referenstagning av slutkandidater till utannonserade befattningar och praktikplatser.
Behandlingar som utförs
Registrering av slutkandidat samt dennes referenter i rekrytering till arbeten som KB utannonserar.
Kategorier av personuppgifter
Rättslig grund
Samtycke. Sökanden samtycker till behandlingen.
Lagringsperiod
Personuppgifter sparas som längst två år efter senaste ansökan.
Libris katalogisering
Libris import och metadatatratten
Ändamål
Samkatalogen för svenska bibliotek.
Behandlingar som utförs
Registrering av bibliografiska poster samt beståndsposter i Libris samkatalog.
Kategorier av personuppgifter
Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Denna insamling av personuppgifter är nödvändig för att kunna upprätta och upprätthålla en fungerande nationell bibliografisk samkatalog.
Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
Libris webbsök (libris.kb.se)
Libris som OPAC
api.libris.kb.se
Ändamål
Gränssnitt för samkatalogen.
Behandlingar som utförs
Lagring och tillgängliggörande av katalogposter.
Kategorier av personuppgifter
Personuppgifter i metadata:
Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Denna behandling av personuppgifter är nödvändig för att kunna upprätta och tillgängliggöra en fungerande bibliografisk samkatalog.
Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
Regina (regina.kb.se)
Kortkataloger.kb.se
Plåten (platen.kb.se)
Ändamål
Katalog över KB:s fysiska samlingar.
Behandlingar som utförs
Lagring och tillgängliggörande av katalogposter.
Kategorier av personuppgifter
Personuppgifter i metadata:
Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att KB ska kunna upprätta och tillgängliggöra en fungerande bibliografisk databas.
Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
LIBRIS uppsök (uppsok.libris.kb.se)
Ändamål
Söktjänst för svenska examensarbeten och studentuppsatser.
Behandlingar som utförs
Lagring och tillgängliggörande av katalogposter.
Kategorier av personuppgifter
Personuppgifter i metadata:
Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att kunna tillgängliggöra uppsatser publicerade på svenska lärosäten.
Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
Libris Swepub (swepub.kb.se)
Swepub för analys och bibliometri (bibliometri.swepub.kb.se)
Ändamål
Behandlingar som utförs
Lagring och tillgängliggörande av katalogposter samt uttag av publikationsdata för underlag till bibliometriska analyser.
Kategorier av personuppgifter
Personuppgifter i metadata:
Rättslig grund
Fullgöra en Rättslig förpliktelse. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att KB ska kunna tillhandahålla en fullgod och heltäckande datakälla för utvärdering av svenska vetenskapliga publikationer. 3 § Förordning (2008:1421) med instruktion för Kungliga biblioteket.
Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
Svenska tidningar (tidningar.kb.se)
Ändamål
För att tillhandahålla digitiserad dagspress och tidskrifter.
Behandlingar som utförs
Kategorier av personuppgifter
Rättslig grund
Lagringsperiod
Kulturarw3
Ändamål
Att samla in och bevara svenska webbsidor för arkiv- och forskningsändamål.
Behandlingar som utförs
Automatiskt samla in svenska webbsidor och göra dem tillgängliga på en besöksplats på KB:s lokaler.
Kategorier av personuppgifter
Alla personuppgifter som har publicerats i det svenska materialet på Internet.
Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. KB får behandla personuppgifter inom projektets ramar. Förordning (2002:287) om behandling av personuppgifter i Kungliga bibliotekets digitala kulturarvsprojekt.
Lagringsperiod
Personuppgifter raderas inte.
data.kb.se:
Weburn:
filmarkivforskning.se:
Ändamål
Att bevara och tillgängliggöra digitaliserad material ur KB:s tryckta samlingar samt handskrifter och bilder.
Behandlingar som utförs
Tillgängliggörande av dokument.
Kategorier av personuppgifter
Personuppgifter som förekommer i digitaliserade materialet.
Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Det ingår i KB:s uppdrag att tillgängliggöra sina samlingar.
Lagringsperiod
Personuppgifter raderas inte.
Svensk mediedatabas SMDB (smdb.kb.se)
Ändamål
Att samla in och bevara svenskt audiovisuellt material:
Behandlingar som utförs
Bevarande, digitalisering och tillgängliggörande av insamlat material.
Kategorier av personuppgifter
Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Det ingår i KB:s uppdrag att samla in, bevara och tillgängliggöra de audiovisuella samlingarna.
Lagringsperiod
Personuppgifter raderas inte.
Filmarkivet i Grängesberg
Ändamål
För att bevara svensk smalfilm som aldrig visats på biograf, såsom hembygdsfilmer, industrifilmer, föreningsfilmer, undervisningsfilmer och amatörfilmer.
Behandlingar som utförs
Bevarande och digitalisering av insamlad material.
Kategorier av personuppgifter
Personuppgifter som kan förekomma i materialet.
Rättslig grund
Uppgift av allmänt intresse. Filmarkivet är ett kulturhistoriskt arkiv för svenska folkets filmer. Filmerna kommer från föreningar, företag, kommuner, arkiv, museer och privatpersoner. Det är dokumenterande, icke fiktiva filmer som inte producerats med avseende på biografvisning. Dessa filmer speglar det svenska 1900-talet och är en viktig del av vårt kulturarv, som angeläget källmaterial för forskning.
Lagringsperiod
Personuppgifter raderas inte.
Ändamål
Ändamålet med behandlingen är att administrera arrangemang som KB ordnar.
Behandlingar som utförs
Kategorier av personuppgifter
Rättslig grund
Lagringsperiod
Uppgifter i Delegia bokningssystem är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
Du är alltid välkommen att kontakta KB för ytterligare frågor.
Telefon: 010-709 30 00
E-post: kungl.biblioteket@kb.se
Postadress:
Kungliga biblioteket
Box 5039
102 41 Stockholm
Besöksadress: Humlegårdsgatan 26 Humlegården, Stockholm